Oferta

ORGANIZACJA KONFERENCJI

Zapewniamy kompleksową organizację kongresów. Nasze bogate doświadczenie zapewnia sukces każdego sympozjum.

WYSZUKANIE OBIEKTU
Przedstawimy wstępny raport porównawczy trzech obiektów
Przedstawimy szczegółowy raport o wybranym przez Państwa obiekcie
Dokonamy wszelkich rezerwacji
 
REJESTRACJA I OBSŁUGA UCZESTNIKÓW IMPREZY
Projekt zaproszeń i przekazanie ich uczestnikom
Rejestracja uczestników internetowa, listowna lub faxem
Prowadzenie bazy danych uczestników
Kontrola Zgłoszeń i Raport finalnej Ilości uczestników
Kontrola wstępu do sal konferencyjnych
Infolinia dla uczestników
Organizacja i Obsługa recepcjid
Przyjmowanie Płatności od uczestników

OBSLUGA TECHNICZNA
Osobisty nadzor calej imprezy
Przygotowanie wyposazenia sal konferencyjnych
Profesjonalny sprzęt do prezentacji
Organizacja Recepcji
Personel techniczny i hostessy
Rejestracja sesji (audio, wideo i foto)
 
TRANSPORT
Transport wszystkich uczestników na miejsce imprezy
Transfery z/na lotnisko
Transfery na miejsce imprez towarzyszących
Transfery wahadłowe
Usługi dla VIP-ów
Transport i spedycja materiałów konferencyjnych, sprzętu i scenografii
 
PROJEKT PROGRAMU IMPREZ TOWARZYSZĄCYCH
Cześć Artystyczna
Rekreacja na miejscu imprezy
Wycieczki
 
CATERING
Ocena zapotrzebowania na posiłki i napoje podczas przerw w zajęciach oraz uwzględnienie ich w programie konferencji
Ustalenie menu z uwzględnieniem wymogów programu, względów dietetycznych i budżetu
Aranżacja sal sprzyjająca nawiązywaniu kontaktów i realizacji celów konferencji (np. wyróżnienie liderów, gości specjalnych, ustawienia sprzyjające integracji)
Zapewnienie oprawy posiłków (muzyka, scenografia, atrakcje)
Nadzór nad estetyką, liczbą i jakością posiłków i obsługi
 
TŁUMACZENIA
Tłumaczenia materiałów drukowanych
Tłumaczenia symultaniczne (kabinowe)
Tłumaczenia konsekutywne
Bezprzewodowe systemy obsługi tłumaczeń
Kabiny do tłumaczeń i sprzęt techniczny
 
MATERIAŁY KONFERENCYJNE
Projekt logo i identyfikacji wizualnej konferencji
Projekt, wydruk i wysyłka materiałów konferencyjnych: 
- zaproszeń i broszur informacyjnych 
- komunikatów konferencyjnych (announcements) 
- formularzy zgłoszeniowych i rezerwacyjnych 
- wstępnego i ostatecznego programu
Druk sprawozdań i abstraktów (na papierze i na płytachCD)
Identyfikatory dla uczestników
Torby konferencyjne, długopisy, notesy i mapy
Materiały promocyjne miast i regionów Polski
Tablice informacyjne: kierunkowe i wizerunkowe
Transport i spedycja materiałów do i z miejsca konferencji
 
ZAKRES USŁUG W TRAKCIE KONFERENCJI
Przeszkolenie i oprowadzenie personelu i podwykonawców po obiekcie
Inspekcja i kontrola wszystkich wynajętych sal i sprzętu
Nadzór nad pracą sekretariatu, recepcji i informacji
Stała kontrola prawidłowego przebiegu programu: obsługi technicznej, transportu, cateringu, czystości i wietrzenia sal
Realizacja dodatkowych zamówień
Informowanie personelu o każdej zmianie programu
Zapobieganie sytuacjom kryzysowym
Reagowanie na wypadki i nagłe potrzeby gości
Zarządzanie programami towarzyszącymi
Kontrola faktur, rachunków i rozliczeń
 
ZAKRES USŁUG PO KONFERENCJI
Przygotowanie szczegółowych raportów
Analiza rezultatów ankiet ewaluacyjnych
Rozliczenie budżetu, kosztów i przychodów z konferencji
Przygotowanie rekomendacji dla organizatorów kolejnych edycji spotkania